Werk is wat iedereen er zelf van maakt, over hoe je proactiviteit stimuleert.

Waarom gaat iemand steeds zo in de slachtofferrol zitten? Ik kan maar niet duidelijk maken dat iemand ook invloed kan uitoefenen op zijn/haar functie. Herkenbaar? Voor mij wel. Hoe zorg je er als manager nu voor dat iemand proactief is? En is proactiviteit wel altijd mogelijk? Welke rol kan je als manager hierin hebben?  In dit artikel geef ik  drie tips voor managers die proactiviteit bij hun medewerkers willen stimuleren.

Over controle en invloed

Waar heb je nu echt controle over? “Mijn kind, mijn hond” waren antwoorden in één van mijn trainingsgroepen. Daar krijg ik dan direct een prachtig beeld bij:  een kind die als een marionettenpop onder controle gehouden wordt. Zo werkt het niet, en ook een hond krijg je niet onder controle. Dus slecht nieuws! De enige over wie je controle hebt, ben jezelf. En dat is al lastig genoeg! 

En waar heb je invloed op? Dat is goed nieuws! Misschien wel op meer dan je denkt! Je hebt invloed op hoe je omgaat met je collega’s, hoe laat je opstaat, wanneer je welke taak uitvoert, wat je eet, hoe je de dag begint enz.  Natuurlijk zijn er ook zaken waar je geen invloed op hebt. Denk aan economische omstandigheden of het weer.  Steven Covey (“De zeven eigenschappen van effectief leiderschap”) spreekt  van een cirkel van betrokkenheid en een cirkel van invloed. Dit kan je vertalen  naar de cirkel van controle en de cirkels van invloed.

De cirkels van controle en invloed

Waar heb je controle over? Waar heb je invloed op? En wat valt buiten je invloed? Een voorbeeld:

De internetverbinding is uitgevallen op kantoor (rode pijl). Jij kunt hier niks aan veranderen en kunt nu niet afronden waar je mee bezig was, net als  je collega’s die je hoort mopperen bij de koffieautomaat (andere rode pijl). Zij laten zich beïnvloeden door iets wat jullie niet kunnen veranderen. Jij besluit om niet mee te gaan klagen, maar papieren  te archiveren (blauwe pijl). En daarna loop je naar je collega waarmee je nog wat wilde bespreken (blauwe pijl). Zo zorg je ervoor dat je je niet laat leiden door de zaken waar je geen invloed op hebt (rode pijlen). Dat is proactiviteit.

Proactief versus reactief

Proactieve mensen nemen initiatief en proberen gebeurtenissen te beïnvloeden door zich te richten op eigen gedrag en gedachten waar ze invloed op hebben. Reactieve mensen wachten meer af en hebben de neiging om gebeurtenissen toe te schrijven aan anderen of externe omstandigheden.
Proactieve mensen of reactieve mensen herken je vaak aan hun manier van communiceren. Voorbeelden die horen bij reactieve mensen: “Zo ben ik nu eenmaal”,  “Daar kan ik niets aan doen omdat…”,  “Het management heeft daar nu eenmaal voor gekozen…” en  “Zeg jij maar wat ik moet doen”.

Voorbeelden die horen bij proactieve mensen: “Als ik kijk naar onze doelstellingen dan ga ik…”,  “Dit kan de volgende keer anders, wat ik ga doen…” en  “Ik kan dat voor elkaar krijgen door…”.

Ben  jij proactief of  reactief?

Vanuit de cirkels van invloed kun je al bepalen: ben je proactief of reactief? Met andere woorden: maak je zelf keuzes of laat je je keuzes en gedrag bepalen door invloeden van buitenaf? Hiervoor een korte oefening. Neem een voorbeeld van iets waar je op dit moment last van hebt en schrijf dit op een post-it. Teken op een groter papier de cirkels van invloed. In welke cirkel plak je jouw voorbeeld? Kijk er vervolgens nog een keer goed naar. Heb je hier echt controle over? Op welke manier kan je invloed uitoefenen? Of ligt het echt buiten je macht? Bekijk kritisch of dat echt zo is of kan je toch iets doen? Kijk vervolgens vooral naar hoe jij op dit voorbeeld hebt gereageerd of hoe zou je reageren? Levert deze reactie op wat je graag zou willen of is het handig om je reactie bij te stellen? Nogmaals: de enige waar je controle over hebt  dat ben jezelf.

Is proactief gedrag altijd mogelijk?

Natuurlijk speelt het karakter van de persoon een belangrijke rol. Is reactief of proactief gedrag aangeboren of aangeleerd? Laten we ervan uitgaan dat de mens van nature proactief is. De oermens moest namelijk wel proactief zijn om te overleven; aangeboren dus!  Dit zou betekenen dat reactief gedrag aangeleerd gedrag is.  Het is lastig om hier een eenduidig antwoord op te geven.  Wat we weten is dat ervaringen uit het verleden bepalend zijn voor de wijze waarop iemand naar de wereld kijkt:  is de wereld voor mij maakbaar of juist niet? Het karakter van de persoon speelt hier dus een grote rol in. Daarnaast weten we ook dat de omgeving invloed heeft. Reactief gedrag wordt extra gestimuleerd in een onveilige werkomgeving.  Wat betekent dat nu voor managers?

Een sprong voorwaarts: hoe stimuleer je proactief gedrag als manager?

Als manager kun je je invloed zeker uitoefenen! Hoe pak je het aan? Hieronder drie tips:

1. Maak  reactieve medewerkers bewust  van hun reactieve rol. Leg ze de cirkel van invloed uit en bespreek hoe ze deze  kunnen vergroten. Dit doe je door ze te vragen om met oplossingen te komen en welke rol ze daar zelf in kunnen spelen.
2. Zorg voor autonomie. Dit betekent dat je ervoor zorgt dat je medewerkers  zelfstandig kunnen werken, zelf beslissingen kunnen nemen en fouten mogen  maken.
3. Maak de doelstellingen duidelijk voor je medewerkers. Wat wordt er van hen verwacht en wat is het allerbelangrijkste? Krijgen ze ook de ruimte om van gebaande paden af te wijken om dit doel te halen? Te strakke procesoptimalisatie kan ervoor zorgen dat ze niet meer creatief nadenken om een doelstelling te realiseren; dat werkt  reactiviteit in de hand.

Tot slot

Proactiviteit betekent dus zoeken naar de dingen waar je invloed op uit kunt oefenen. Veel energie gaat nu verloren in zaken waar je geen invloed op hebt. Deze energie verandert niets. Je gaat meer bereiken als je jouw energie richt op die dingen waar je wel invloed op hebt. Pas eerst je eigen gedrag aan, hier heb je namelijk controle over.  Je gaat echt merken dat je meer bereikt met het aanpassen van je eigen gedrag dan door te proberen je omgeving of de ander te veranderen. En dan…ècht je cirkel van invloed wordt groter. Je gaat meer bereiken, een echte sprong voorwaarts.  Wat zou het mooi zijn als iedereen vervolgens kan zeggen: “Het leven (en dus ook mijn werk) is niet wat mij overkomt, het is wat ik ervan maak!”.

Auteur: Henriëtte Postma, Eigenaar van D5 Groep. Henriette heeft ruim 15 jaar ervaring in diverse managementfuncties en is als trainer verbonden aan ISBW Opleiding & Training.