Menu
ISBW logo

Online vergaderen? Zes tips voor managers

Ineens zit je in een situatie dat je niet fysiek een teamoverleg met je medewerkers kunt houden, maar dat je dat doet via de camera van je pc of laptop. En hoe lang deze situatie gaat duren is (nog) niet bekend. Er zijn mensen die hier makkelijk mee omgaan en er snel hun weg in vinden. Maar je kunt ook meer moeite hebben om aan deze situatie te wennen. Daarom geven we je hier zes tips die je daarbij kunnen helpen:

1. Aandacht voor de nieuwigheid

Online communiceren is een nieuw fenomeen voor de meeste mensen. Voor jou als manager, maar ook voor je medewerkers. Het helpt om het hier even over te hebben en even te bespreken wat iedereen ervan denkt. Waar zien ze tegenop of kijken ze juist naar uit? En waar hebben ze vragen over? Veel mensen vinden het bijvoorbeeld onwennig dat je elkaar niet goed in de ogen kan aankijken of houden er niet van de camera aan te zetten. Bespreek dit, maar vergeet ook niet dat veel mensen in hun privéleven dergelijke video-bel technieken al gebruiken. Met die vergelijking versimpel je het voor veel mensen ook al.

2. Begin met de techniek

Zorg dat je de juiste spullen hebt en test ruim voor je eerste vergadering of het goed werkt. Dat brengt rust en controle. Heb je goed internet? Werkt je camera en doet je geluid het? Dan kun je aan de gang. Hetzelfde geldt natuurlijk ook voor iedereen in je groep. Laat ze allemaal inloggen en ruim flink wat tijd in tijdens je eerste contactmoment om de techniek van iedereen te testen. Vraag ze allemaal om de beurt om geluid en camera aan te zetten, dan kun je iedereen apart helpen en wordt het niet één groot echocircus.

3. Spreek spelregels af

Bij online vergaderen is er letterlijk meer afstand. En omdat je elkaar niet strak in de ogen kunt kijken voel je vaak minder goed aan wanneer iemand wat wil zeggen. Vooral als je met een grotere groep bent. In een gewone ruimte zie je dat vaak non-verbaal aan mensen of hoor je subtiele geluiden. Nu weet je niet van wie die geluiden komen en zie je elkaar ook minder gemakkelijk. Daarom is het verstandig wat simpele afspraken te maken over het samenwerken. Bijvoorbeeld:

  • Steek je hand op als je iets wilt zeggen. Dat lijkt suf maar het is wel duidelijk. Soms hebben online vergadertools hier ook functionaliteit voor. Dan kun je dus digitaal je hand opsteken.
  • Geef een seintje als je afgeleid wordt of als je bijvoorbeeld naar het toilet moet. Het is erg lastig werken met een groep als mensen plots weg zijn als je net even naar je PowerPoint keek.
 

4. Zet de camera’s aan!

Overtuig iedereen van het nut om de camera aan te zetten. Dat maakt het persoonlijker en je ziet eerder dat iemand is afgeleid of is weggelopen. Je kunt dan meteen even bijsturen.

5. Help met aandacht houden

Thuis hebben mensen veel afleiding om zich heen. Daarnaast staat ook je browser vaak open en zie je dus ook allerlei andere zaken langskomen. De verleiding om even Instagram te openen is ook niet ver weg. Vraag daarom iedereen om andere apps (ook e-mail) en websites te sluiten. Verder zorg je voor veel pauzes. Het is niet mogelijk iedereen lang bij de les te houden. Ook live in een normale vergadering is dat niet zo gemakkelijk. Houd de vergadering daarom to-the-point en kort. Verder is het uiteraard verstandig iedereen te vragen op een rustig plekje in huis te gaan zitten.

6. Maak het interactief

Ga niet een uur lang staan zenden, maar houd de vergadering interactief. Geef iedereen de kans om zijn of haar mening, zorgen en andere punten van orde in te brengen. Natuurlijk wel met inachtneming van de spelregels.
 
Met deze tips maak je je online communicatie een stuk makkelijker en effectiever. Niet alleen voor jou maar ook voor de andere deelnemers.