Effectiever vergaderen: zeven tips voor managers

De gemiddelde manager zit maar liefst 35% van zijn of haar werkdag in een vergadering. Lang niet al die besprekingen zijn even nuttig. Wil jij meer uit je meetings halen? Met deze tips zorg je ervoor dat je effectiever vergadert, zodat je meer tijd overhoudt voor ander werk.

Geef elke vergadering een doel

Stel van tevoren een doel op: wat wil je met deze meeting bereiken? Moet team X na afloop weten hoe ze moeten omgaan met onderwerp Y? Is er een knoop die gaat worden doorgehakt? Zorg ervoor dat dit helder is – voor jezelf én voor de andere deelnemers. Communiceer dit doel duidelijk van tevoren en bekijk aan het einde van de meeting of het doel gehaald is.
 
Overigens (en dit geldt ook voor de punten hierna): dat jij de manager bent, betekent niet dat jij automatisch de verantwoordelijkheid draagt voor alle meetings. Afhankelijk van het onderwerp kun je deze taken ook prima delegeren aan een supportprofessional of aan de verantwoordelijke voor een project.

Stel van tevoren een agenda op (en mail die rond)

Een reden waarom veel meetings langer duren dan nodig, is omdat ze niet genoeg richting hebben.
Dit kun je oplossen door van tevoren een agenda te maken en die rond te mailen. Op die manier weten je medewerkers wat hen te wachten staat en blijft iedereen bij de les.

Kort de lijst aanwezigen in

Als we een vergadering inplannen, hebben we de neiging om iedereen die ‘iets’ met het onderwerp te maken heeft, uit te nodigen. Maar kijk eens kritisch: waarom moet ieder individu erbij zijn? Heeft diegene echt iets in te brengen, of is het meer om iemand op de hoogte te houden? In het laatste geval kan diegene dat uur vaak een stuk nuttiger besteden. Een korte update achteraf is vaak veel beter.
 
Een extra reden om wat minder mensen uit te nodigen: je bent sneller klaar. In meetings gaat vaak veel tijd verloren doordat mensen het gevoel hebben dat ze iets ‘moeten’ zeggen, ook al hebben ze niet daadwerkelijk wat bij te dragen.
 
En wie weet: misschien ben jíj wel diegene die niet bij de meeting aanwezig hoeft te zijn. Scheelt ook weer.

Cancel de boel gerust

Veel vergaderingen zijn terugkerend. Soms is het nodig, maar vaak ook niet. Kijk dan eens kritisch: waarom heb je dit overleg? Je hoeft geen meeting te houden op donderdagmiddag omdat je nu eenmaal altijd een meeting houdt op donderdagmiddag. Als er die ene week niks te melden valt, schrap de meeting eens een keertje. Of haal die terugkerende meeting er helemaal uit en plan pas weer eentje in zodra het nodig is.

Vergader géén half uur

Vaak plannen we meetings in voor een standaardtijd: een half uur, een uur, anderhalf uur. Meestal is dit vrij arbitrair gekozen en is zoveel tijd helemaal niet nodig. Bovendien: meetings duren vaak zo lang als de tijd die je ervoor neemt. Probeer eens (kortere) afwijkende meeting-tijden te kiezen: twintig minuten, of drie kwartier. Dat dwingt je om efficiënter met de tijd om te gaan.

Maar blijf kletsen

Het is belangrijk om de ruis uit je meetings te halen, maar let wel: even kletsen aan het begin van de meeting is géén ruis. Het zorgt voor een goede sfeer en fijne start van de meeting. Uit onderzoek blijkt bovendien dat vergaderingen effectiever lopen als je even de tijd voor elkaar hebt genomen om op persoonlijk niveau te connecten.

Communiceer de vervolgstappen

De meeting komt ten einde: maar is het project nu ook klaar, of moeten er vervolgstappen genomen worden? Stel duidelijk op wie wat en wanneer gaat doen. Zo is niet alleen je meeting effectief, maar ook de rest van de werkweek.

Volg een training persoonlijke effectiviteit

Wil jij effectiever je werk doen? Volg een training Persoonlijke Effectiviteit bij ISBW. Of je nu meer wilt leren over timemanagement of over effectief communiceren met NLP, met deze trainingen word je een nog effectievere manager.
 
Heb je nog vragen over het aanbod? Of wil je persoonlijk advies? Neem contact op met onze opleidingsadviseurs via 035 − 7 604 800 of ons contactformulier. Zij vertellen je graag meer.