Office Manager

Een office manager is de persoon die ervoor zorgt dat de werkzaamheden in een kantoor op rolletjes lopen. Deze werkzaamheden kunnen erg breed zijn en daardoor wordt deze functie ook vrij vaak onder dezelfde noemer geplaatst als management assistent of directiesecretaresse. Echter is de functie van office manager vaak nog iets breder, aangezien zij vaak ook nog een aantal secretariële zaken zelf uitvoert.

Verantwoordelijkheden van een Office Manager

Als office manager ben je een organisatorische spil van het kantoor (of bedrijf). Je zorgt dat alle zaken op het kantoor goed uitgevoerd kunnen worden. Hierbij kun je dus denken aan kleine zaken zoals het bestellen van kantoormateriaal, maar ook aan het inplannen van afspraken en het organiseren van vergaderingen of besprekingen (notuleren hoort daar uiteraard ook bij). Zakelijke correspondentie kan ook worden opgepakt door de office manager, afhankelijk van hoe breed de functie wordt ingestoken door de organisatie waarvoor je werkt. Ook behoort het bijhouden van het archief van een organisatie tot de taken van een office manager en soms het opnemen van de telefoon (bij afwezigheid receptioniste, of bij een kleiner bedrijf).

Verantwoordelijkheden van een office manager die verschillen van die van management assistent zijn bijvoorbeeld dat je ook soms personele zaken regelt, dus een stukje P&O uitvoert. En ook geef je (bij grotere organisaties) leiding aan het secretariaat oftewel de staffuncties. Deze taken verschillen per organisatie.

Kenmerken van een Office Manager

Een office manager moet snel kunnen schakelen, maar daarbij wel erg accuraat en toch kritisch blijven. Omdat je regelmatig met problemen (van welke aard dan ook) te maken kunt hebben, is het goed om een erg probleemoplossend karakter te hebben. Beter nog is problemen van tevoren te zien aankomen, zodat je meteen maatregelen kunt nemen. Belangrijk ook is het om klantgericht te werk te gaan. Het draait immers bij een organisatie (normaliter) om de klant en als office manager ben je in die zin iemand die daarin het voortouw dient te nemen.

Verder zijn er natuurlijk competenties dat je communicatief vaardig bent en foutloos Nederlands kunt spreken en schrijven (vaak ook Engels).

Salarisindicatie voor een Office Manager

De bruto salarisindicatie voor een office manager ligt tussen € 1954,- per maand en € 3845,- per maand. Het gemiddelde bruto salaris van een office manager ligt op € 2546,- per maand wat een bruto jaarinkomen van € 30.552,- inhoudt. Het salaris is afhankelijk van branche, ervaring en opleiding.